Chatting membuang lebih dari sekadar waktu kerja

Para teknisi TI dapat menurunkan aturan apapun yang mereka mau namun para pegawai berkebiasaan untuk memperlakukan komputer semau dan sependapat mereka, menginstal aplikasi apapun yang mereka mau di kantor. Merasa tidak lagi dihargai, departemen-departemen Teknik Informatika mengumumkan bahwa aplikasi-aplikasi tidak aman yang mereka sebut 'greynets' sebagai masalah keamanan yang serius.

FaceTime Communications yang menyediakan program-program keamanan mengemukakan fakta tersebut dalam surveinya "Greynets in the Enterprise: 3rd Annual Survey of Trends, Attitudes, and Impact." FaceTime menemukan aplikasi greynets seperti IM, P2P, dan VoIP sering diinstal pada jaringan perusahaan tanpa sepengetahuan dan izin dari pihak TI dan berakibat munculnya berbagai masalah.

Berdasarkan survei mereka, sebuah organisasi setidaknya memiliki sembilan greynets. Sembilan dari sepuluh teknisi TI melaporkan ada 39 kendala komputer yang bersumber dari greynets. Perbaikan untuk kendala-kendala ini menghabiskan banyak biaya, setiap tahun sebuah perusahaan bisa menghabiskan 289,000 US dollar!

Hal ini membuat para teknisi TI tidak setuju dengan penginstallan fasilitas instant messaging. Empat puluh persent dari mereka menyatakan IM memiliki resiko serius sedangkan empat puluh enam persen lainnya menyatakan IM memiliki resiko menengah. Namun IM adalah fasilitas komunikasi standar terutama untuk perusahaan-perusahaan yang memiliki staff di banyak cabang. Perusahaan berharap dengan diinstallnya IM akan memperkuat kerja sama antar karyawan namun sayangnya para karyawan terus mendownload aplikasi-aplikasi greynets sesuka mereka.

Solusi terbaik untuk masalah ini adalah dengan memasang filter khusus sebelum program, URL, atau attachment apapun masuk ke jaringan perkantoran. Mengunci desktop agar karyawan tidak bisa mengutak-ngatik apapun hanya akan membuat perseteruan antara karyawan dengan pihak TI.